Pessoas e Tecnologia

- Nossa, não acredito!
- Que bárbaro!
- Isso vai facilitar muito nosso trabalho!
- Por que você não deu esta aula antes?

Quando uma aula é boa, sempre ouço frases assim. E quando ouço TODAS estas frases em uma única aula, o evento é extraordinário – e MUITO PRODUTIVO! Tive uma experiência assim há poucos dias. Não por acaso, o evento chamava-se “O Outlook como ferramenta de PRODUTIVIDADE”. E, acredite, toda esta vibração das alunas – eram apenas duas – aconteceu em uma aula rápida, porém intensa, de apenas três horas. Um show de aula! Um show de alunas!!!

Todo treinamento deveria ter um envolvimento assim dos participantes. Todo treinamento deveria ter esta sinergia entre professor e alunos. E esta é uma meta relativamente simples de alcançar, basta todo profissional envolvido fazer a lição de casa: a pessoa que contrata o curso, o professor e os alunos - todos com o objetivo de aproveitar ao máximo os momentos em sala de aula. Assim:

1. Primeiro contato, por e-mail e/ou telefone, com as linhas gerais do treinamento;
2. Primeiro esboço do treinamento;
3. Reunião para aperfeiçoamento deste esboço, de preferência com a área solicitante do treinamento, o responsável pela operacionalização do treinamento - geralmente o RH - e o professor;

Estes três primeiros passos são senso comum, praticamente acontece sempre. Os passos seguintes - mais importantes - é que muitas vezes são negligenciados:

4. Análise de conhecimento prévio dos alunos;
5. Estudo do trabalho diário dos alunos;
6. Definição de pontos a aperfeiçoar - que serão trabalhados no treinamento;

Por último, talvez ainda mais importantes - e infelizmente mais raros ainda:

7. O desenvolvimento do curso conforme as análises e estudos feitos - nenhum curso é igual a outro!
8. O curso antes do curso, uma simples troca de e-mails entre alunos e professor alguns dias antes do início, que provoque a reflexão - e a motivação - sobre os assuntos que serão tratados;
9. O curso propriamente dito, dinâmico, criativo, estimulante, participativo!
10. O curso depois do curso, de novo uma simples troca de e-mails reforçando e recordando os pontos principais.

Os passos 8 e 10 funcionam quase como um E-LEARNING, já que a aula acontece à distância - antes e depois! Em meus eventos, esta troca de e-mails tem até títulos já bastante conhecidos. Se o evento chama-se, por exemplo, Criando slides EFICAZES com PowerPoint, o e-mail antes traz o assunto O seminário Criando slides EFICAZES com PowerPoint começa agora!. O depois, O seminário Criando slides EFICAZES com PowerPoint não terminou!

Medidas simples, porém MUITO EFICAZES! Experimente! O ano de 2010 será MUITO MAIS PRODUTIVO! Feliz 2010!

Em curso recente meu, quando apresentava – com veemência – as vantagens de programas tipo Outlook ou Notes para administrar o tempo e tornar nossa vida mais produtiva, um aluno cortou minha fala:

- Fernando, você é DEPENDENTE DA TECNOLOGIA!

A frase me pegou de surpresa, mas talvez ele tivesse lá seus motivos para pensar assim - eu acabava de mostrar minha organização de tempo e de informações:
- Livros recomendados? Estão no computador!
- Planejamento do dia? Tudo definido no computador!
- Conversas com clientes? Registradas no computador!

Quando eu mostrei – digitados – até presentes que gostaria de comprar um dia para minha mulher, o aluno surtou: “haja dependência!”.

Ledo engano! O segredo é registrar tudo, mas NÃO CONSULTAR! Ou consultar SÓ DE VEZ EM QUANDO! Desta forma você exercita sua memória e ainda garante sua tranqüilidade: se esquecer alguma coisa, está tudo digitado. Esta combinação de tecnologia e pessoas tem proporcionado EXCELENTES resultados para empresas clientes.

A ironia é que minha INDEPENDÊNCIA da tecnologia foi testada justamente nestas últimas semanas. Fui chamado para ministrar um curso sobre planilhas inteligentes, a aula seria no próprio ambiente de trabalho, mas a sala não permitia um projetor multimídia e muito menos um telão. Fazia muitos anos que não dava aulas assim, sem o apoio de um projetor, talvez mais de 10 anos. Um desafio e tanto! Felizmente tudo deu certo, já tivemos a primeira turma e estamos agora na segunda. Para mim foi uma satisfação enorme, redescobrir a habilidade de explicar alguma coisa sem a necessidade de uma imagem no telão - tal como no início de minha carreira!

Exercite sua independência da tecnologia:
- De vez em quando, faça apresentações sem usar slides
- Crie fórmulas em planilhas e analise a coerência dos resultados - é um ótimo jeito de descobrir erros em seus cálculos
- Evite ler e-mails a todo instante, crie momentos específicos de leitura - a vida continua andando sem que você os leia o tempo todo
- Desligue seu celular na hora do almoço - aprecie a comida sem interrupções, o mundo pode esperar um pouco!

Experimente, você merece! Depois volte aqui ao blog e compartilhe os resultados. Tenho certeza de que serão MUITO BONS!

O telefone tocou, era um aluno que havia passado por minhas aulas há vários anos (ficamos amigos depois!):
- Preciso de um curso de Excel para uma pessoa de minha equipe!

A empresa dele atua no mercado financeiro, minha futura aluna era advogada, achava(!) que não entendia planilhas. Marcamos uma reunião para alinhar assuntos. Ela foi logo falando:
- Eu não tenho lógica, mas preciso fazer cálculos no Excel!

Propus alguns assuntos para o curso, definimos uma duração, marcamos a primeira aula. Ao longo dos dias seguintes, outras pessoas da mesma empresa enviaram e-mails pedindo também aulas particulares. Sugeri uma turma única com todos, já que trabalhavam juntos e tinham necessidades semelhantes. A turma foi formada, lá fui eu para a primeira aula!

Que desafio! Bastaram 30 minutos para eu perceber que havia sido “enganado” (risos). A aluna que afirmava não ter lógica … entendia tudo muito rapidamente! Na verdade, todos que TAMBÉM DIZIAM NÃO TER LÓGICA faziam os exercícios de imediato. Usei na primeira aula praticamente TODOS OS EXERCÍCIOS que preparei para o CURSO INTEIRO!!! Tive que criar novos exercícios - mais complexos - para as aulas seguintes. Ninguém mandou eu ser ingênuo e acreditar não tão falada falta de lógica deles (risos).

Não pense que este foi um caso único. Na verdade, situações como estas acontecem sempre! Muitos quando estão na frente de um computador travam sua lógica natural. É como se falassem eu nunca vou conseguir entender este negócio direito!. E não é bem assim, a lógica está lá, as pessoas é que resistem a usá-la.

A solução é simples:

E por aí vai. É por isso que crianças são melhores que seus pais na frente de um computador. Elas nem pensam se tem ou não tem lógica, elas USAM a lógica - que NASCEU com elas! A mesma lógica que NASCEU COM TODOS NÓS!!!

Perto do final do curso, não aguentei e perguntei:
- Como é que vocês dizem não ter lógica, mas resolvem os exercícios com tanta facilidade?

A aluna que solicitou o curso inicialmente logo dispartou - com toda sua simpatia:
- É que o senhor (!) é muito didático, professor!

Queria eu ser o culpado por todo o sucesso do curso, mas os responsáveis maiores foram os próprios alunos. Talvez eu tenha apenas resgatado a lógica que eles achavam não ter!

Ouvi esta frase, “Detesto administração do tempo”, quando ofereci um de meus treinamentos a uma grande empresa do ramo editorial. A pessoa que me atendeu foi mais além, disse que administrar o tempo:

- tira a liberdade
- engessa a criatividade
- raramente funciona
- e é um grande DESPERDÍCIO do tempo!!!

Ufa! Se ela soubesse que ligo meu smartphone em pleno domingo no cinema para anotar uma tarefa para a 2ª. feira, certamente ficaria furiosa (risos).

Resistências e protestos como estes são bastante comuns em meus treinamentos sobre tempo, organização e produtividade. Ora, me permito pensar em trabalho no domingo…justamente para NÃO PENSAR em trabalho no domingo! A partir do momento em que anoto a tarefa no smartphone, relaxo e volto a ver o filme TRANQUILAMENTE. Aliás, administrar o tempo é justamente o contrário do que pensa minha “briguenta” cliente. Uma boa e eficaz administração tempo:

- dá muito mais liberdade
- exige muita criatividade
- sempre funciona
- e faz seu dia parecer ter muito mais do que 24 horas!!!

Administrar o tempo é, acima de tudo, orientação. Você pode fugir de seu planejamento quantas vezes precisar, afinal temos que ser todos flexíveis. Às vezes, MUITO FLEXÍVEIS. Mas, você pode perguntar, de que adianta fazer um planejamento e não cumpri-lo? Pois é, aí é que está o segredo. Quando faz planejamentos, você aprende a se conhecer. Você se permite refletir sobre o assunto - e não simplesmente ficar trabalhando sem rumo. Quem planeja seu tempo sente cada vez MENOS necessidade de fugir do planejamento. Porque você começa a entender como funciona o SEU TEMPO! E o de sua equipe, o de seu chefe, o de sua empresa, o de seus amigos e o de sua família! Enfim, do mundo a seu redor!

E, para facilitar, temos a tecnologia para ajudar. Afinal, quer ferramenta melhor do que um smartphone sempre disponível para planejarmos nosso tempo e CALIBRARMOS NOSSO PLANEJAMENTO? Quer ferramenta melhor do que o Outlook ou Lotus Notes em nossa empresa para aumentar nossa produtividade?

Experimente! Em pouco tempo (!) você acabará com aquela sensação de não ter aproveitado bem o dia. Você aprenderá a organizar sua vida e - como brinde - aprenderá a organizar seus arquivos e e-mails. Acredite, em pouco tempo, você chegará até a ter sua caixa de entrada VAZIA!

Há algum tempo tive uma reunião com o Presidente da LANXESS, o Sr. Marcelo Lacerda. Eu já havia lido na Você S/A que a empresa era diferente, especial, e que o Marcelo havia instalado um sino (!) na sede da empresa. Objetivo? Comemorar ruidosamente um negócio fechado ou uma meta alcançada. Interessante, não é? E muito estimulante!

Eu estava bastante entusiasmado com a oportunidade da reunião. Meu entusiasmo foi justificado logo na chegada: para minha surpresa, havia na recepção um cartaz muito bem posicionado COM MEU NOME e horário da reunião. Fiquei muito feliz, me sentindo bastante…ilustre! E SURPRESO, já que atitudes como estas não são muito comuns. E, cá entre nós, uma atitude simples, fácil de executar e de grande resultado!!!

Surpreender é essencial! Surpreender motiva! Encanta! CONQUISTA! Aliás, é essa filosofia que prego no seminário Criando slides EFICAZES com PowerPoint. Uma boa apresentação PRECISA surpreender! Não há mais espaço para slides do tipo Agenda ou Cronograma. Para que gastar o tempo dos participantes ANTECIPANDO os assuntos que serão abordados se tais assuntos…serão abordados? Pior, a antecipação quebra toda a surpresa da apresentação!

Este é um assunto polêmico, nas aulas muita gente protesta dizendo que um slide inicial com cronograma ajuda um participante a decidir se fica ou não na apresentação. Ou se sai e volta mais tarde. Nestes casos, os participantes - insisto sempre - deveriam conhecer os assuntos ANTES. É para isso que Outlook e Lotus permitem Agendar reuniões , com convites que podem muito bem mostrar a PAUTA! Usar um slide inteiro só para falar da agenda da apresentação é um dos maiores DESPERDÍCIOS DE TEMPO que conheço. E também um dos grandes momentos de sono nas reuniões e apresentações. Preste atenção, é durante estes slides que muitos consultam seus relógios - ou celulares!

Surpreenda sempre, não faça apresentações BUROCRÁTICAS!

Gostaria de agradecer as grandes dicas que nos foram dadas na sua palestra da AAPSA/GSec.
Sonia Ferraz
Presidência | Assistant to the CEO
TAM Aviação Executiva

Participei de um workshop promovido pelo GSEC (AAPSA) e ministrado pelo excelente professor e consultor Fernando Andrade.
O tema era “Criando slides eficazes com PowerPoint”. Além de sua inegável simpatia, generosidade e expertise no segmento de tecnologia, Fernando propiciou às participantes informações valiosas sobre o uso eficaz do software para a produção de slides inteligentes, dinâmicos e objetivos, bem como algumas dicas importantes para uma apresentação interativa com o público alvo.
Por isso, por meio da experiência que tive, indico o trabalho do Fernando a quem necessitar de coaching ou assessoria tecnológica na organização onde atua.
É importante que tenhamos contato com profissionais que nos agregam valores e conhecimentos a nossa profissão.
Ligia Ribeiro

Fui ao Rio para uma palestra, O e-mail que funciona. Tive a felicidade de ser levado ao hotel por um excelente profissional, o Jorge. Que ótima PERSPECTIVA da vida ele tem. Falou sobre as melhorias da Linha Vermelha (há um novo posto da Polícia agora…), sobre o trânsito (é só um pequeno trecho, daqui um pouco flui…) e de quebra descreveu cada local que atravessamos (é ali onde as escolas de samba se preparam…).

Resultado? Cheguei à palestra ainda mais inspirado do que meu normal. Talvez seja por isso – também – que a Márcia Ribeiro, da CBS Previdência, Companhia Siderúrgica Nacional, presente na palestra, tenha me enviado um e-mail na semana seguinte: “…chegando na empresa tratei de colocar em prática o que você orientou…pode parecer incrível, mas estou conseguindo deixar minha caixa de entrada vazia, ou pelo menos quase…defini um horário para ler e-mails…tudo isso está me tornando mais organizada e consequentemente mais focada no que realmente preciso fazer. Obrigada pelas dicas!”

O irônico é que no caminho de volta para o aeroporto, conheci outro motorista que criticou tudo: o trânsito, a vida, o horário… Que PERSPECTIVA diferente! Que PERSPECTIVA ruim! Ainda bem que o conheci DEPOIS da palestra (rs). Sorte minha! Sorte da Márcia! Sorte de quem estava na palestra, os assuntos foram muito inspiradores, foram muito além da caixa de entrada vazia. Falamos sobre:

Momento leitura
NUNCA abra um e-mail sem ter o tempo necessário para RESOLVÊ-LO.

Caixa de entrada ZERO
Abriu o e-mail? RESOLVA! Use o método DADA:
- Deletar
- Agir
- Delegar
- Armazenar

Sistema de referência

Idéias simples como estas vão FACILITAR MUITO a organização de suas informações eletrônicas. Seu dia-a-dia será MUITO MAIS PRODUTIVO! EXPERIMENTE!!! E encare a vida com a mesma PERSPECTIVA do Jorge!

O título deste artigo é parte de uma frase INESQUECÍVEL dita na semana passada: O instrutor mostrou que podemos fazer diferença nos detalhes. O evento? Seminário Criando slides EFICAZES com PowerPoint.

É muito bom saber que consigo TRANSMITIR meus objetivos em sala de aula. É muito bom saber que os objetivos estão sendo DEFENDIDOS pelos alunos. Chega de tecnologia! Que venha a dobradinha PESSOAS e Tecnologia:

E é justamente por compreender – e comemorar – esta nova forma de trabalhar com a tecnologia que meus alunos retribuem dizendo outras frases tão boas quanto a que abre este artigo (desculpem a falta de modéstia, mas fiquei tão contente com as frases que faço questão de compartilhá-las):

Arre! Quem não gosta de ouvir coisas assim?