Pessoas e Tecnologia

Ouvi esta frase, “Detesto administração do tempo”, quando ofereci um de meus treinamentos a uma grande empresa do ramo editorial. A pessoa que me atendeu foi mais além, disse que administrar o tempo:

- tira a liberdade
- engessa a criatividade
- raramente funciona
- e é um grande DESPERDÍCIO do tempo!!!

Ufa! Se ela soubesse que ligo meu smartphone em pleno domingo no cinema para anotar uma tarefa para a 2ª. feira, certamente ficaria furiosa (risos).

Resistências e protestos como estes são bastante comuns em meus treinamentos sobre tempo, organização e produtividade. Ora, me permito pensar em trabalho no domingo…justamente para NÃO PENSAR em trabalho no domingo! A partir do momento em que anoto a tarefa no smartphone, relaxo e volto a ver o filme TRANQUILAMENTE. Aliás, administrar o tempo é justamente o contrário do que pensa minha “briguenta” cliente. Uma boa e eficaz administração tempo:

- dá muito mais liberdade
- exige muita criatividade
- sempre funciona
- e faz seu dia parecer ter muito mais do que 24 horas!!!

Administrar o tempo é, acima de tudo, orientação. Você pode fugir de seu planejamento quantas vezes precisar, afinal temos que ser todos flexíveis. Às vezes, MUITO FLEXÍVEIS. Mas, você pode perguntar, de que adianta fazer um planejamento e não cumpri-lo? Pois é, aí é que está o segredo. Quando faz planejamentos, você aprende a se conhecer. Você se permite refletir sobre o assunto - e não simplesmente ficar trabalhando sem rumo. Quem planeja seu tempo sente cada vez MENOS necessidade de fugir do planejamento. Porque você começa a entender como funciona o SEU TEMPO! E o de sua equipe, o de seu chefe, o de sua empresa, o de seus amigos e o de sua família! Enfim, do mundo a seu redor!

E, para facilitar, temos a tecnologia para ajudar. Afinal, quer ferramenta melhor do que um smartphone sempre disponível para planejarmos nosso tempo e CALIBRARMOS NOSSO PLANEJAMENTO? Quer ferramenta melhor do que o Outlook ou Lotus Notes em nossa empresa para aumentar nossa produtividade?

Experimente! Em pouco tempo (!) você acabará com aquela sensação de não ter aproveitado bem o dia. Você aprenderá a organizar sua vida e - como brinde - aprenderá a organizar seus arquivos e e-mails. Acredite, em pouco tempo, você chegará até a ter sua caixa de entrada VAZIA!

Há algum tempo tive uma reunião com o Presidente da LANXESS, o Sr. Marcelo Lacerda. Eu já havia lido na Você S/A que a empresa era diferente, especial, e que o Marcelo havia instalado um sino (!) na sede da empresa. Objetivo? Comemorar ruidosamente um negócio fechado ou uma meta alcançada. Interessante, não é? E muito estimulante!

Eu estava bastante entusiasmado com a oportunidade da reunião. Meu entusiasmo foi justificado logo na chegada: para minha surpresa, havia na recepção um cartaz muito bem posicionado COM MEU NOME e horário da reunião. Fiquei muito feliz, me sentindo bastante…ilustre! E SURPRESO, já que atitudes como estas não são muito comuns. E, cá entre nós, uma atitude simples, fácil de executar e de grande resultado!!!

Surpreender é essencial! Surpreender motiva! Encanta! CONQUISTA! Aliás, é essa filosofia que prego no seminário Criando slides EFICAZES com PowerPoint. Uma boa apresentação PRECISA surpreender! Não há mais espaço para slides do tipo Agenda ou Cronograma. Para que gastar o tempo dos participantes ANTECIPANDO os assuntos que serão abordados se tais assuntos…serão abordados? Pior, a antecipação quebra toda a surpresa da apresentação!

Este é um assunto polêmico, nas aulas muita gente protesta dizendo que um slide inicial com cronograma ajuda um participante a decidir se fica ou não na apresentação. Ou se sai e volta mais tarde. Nestes casos, os participantes - insisto sempre - deveriam conhecer os assuntos ANTES. É para isso que Outlook e Lotus permitem Agendar reuniões , com convites que podem muito bem mostrar a PAUTA! Usar um slide inteiro só para falar da agenda da apresentação é um dos maiores DESPERDÍCIOS DE TEMPO que conheço. E também um dos grandes momentos de sono nas reuniões e apresentações. Preste atenção, é durante estes slides que muitos consultam seus relógios - ou celulares!

Surpreenda sempre, não faça apresentações BUROCRÁTICAS!

Fui ao Rio para uma palestra, O e-mail que funciona. Tive a felicidade de ser levado ao hotel por um excelente profissional, o Jorge. Que ótima PERSPECTIVA da vida ele tem. Falou sobre as melhorias da Linha Vermelha (há um novo posto da Polícia agora…), sobre o trânsito (é só um pequeno trecho, daqui um pouco flui…) e de quebra descreveu cada local que atravessamos (é ali onde as escolas de samba se preparam…).

Resultado? Cheguei à palestra ainda mais inspirado do que meu normal. Talvez seja por isso – também – que a Márcia Ribeiro, da CBS Previdência, Companhia Siderúrgica Nacional, presente na palestra, tenha me enviado um e-mail na semana seguinte: “…chegando na empresa tratei de colocar em prática o que você orientou…pode parecer incrível, mas estou conseguindo deixar minha caixa de entrada vazia, ou pelo menos quase…defini um horário para ler e-mails…tudo isso está me tornando mais organizada e consequentemente mais focada no que realmente preciso fazer. Obrigada pelas dicas!”

O irônico é que no caminho de volta para o aeroporto, conheci outro motorista que criticou tudo: o trânsito, a vida, o horário… Que PERSPECTIVA diferente! Que PERSPECTIVA ruim! Ainda bem que o conheci DEPOIS da palestra (rs). Sorte minha! Sorte da Márcia! Sorte de quem estava na palestra, os assuntos foram muito inspiradores, foram muito além da caixa de entrada vazia. Falamos sobre:

Momento leitura
NUNCA abra um e-mail sem ter o tempo necessário para RESOLVÊ-LO.

Caixa de entrada ZERO
Abriu o e-mail? RESOLVA! Use o método DADA:
- Deletar
- Agir
- Delegar
- Armazenar

Sistema de referência

Idéias simples como estas vão FACILITAR MUITO a organização de suas informações eletrônicas. Seu dia-a-dia será MUITO MAIS PRODUTIVO! EXPERIMENTE!!! E encare a vida com a mesma PERSPECTIVA do Jorge!

O título deste artigo é parte de uma frase INESQUECÍVEL dita na semana passada: O instrutor mostrou que podemos fazer diferença nos detalhes. O evento? Seminário Criando slides EFICAZES com PowerPoint.

É muito bom saber que consigo TRANSMITIR meus objetivos em sala de aula. É muito bom saber que os objetivos estão sendo DEFENDIDOS pelos alunos. Chega de tecnologia! Que venha a dobradinha PESSOAS e Tecnologia:

E é justamente por compreender – e comemorar – esta nova forma de trabalhar com a tecnologia que meus alunos retribuem dizendo outras frases tão boas quanto a que abre este artigo (desculpem a falta de modéstia, mas fiquei tão contente com as frases que faço questão de compartilhá-las):

Arre! Quem não gosta de ouvir coisas assim?

Há alguns dias recebi uma intimação da Receita Federal. Lá fui eu então, preocupado e tenso. O que será que estava acontecendo? Descobriram meu golpe de milhões de dólares não declarados? (rs). Pois bem, quando me sentei à frente da funcionária, fiquei olhando – curioso que sou – a tela do computador dela:

- Desculpe olhar sua tela, mas tenho um interesse muito especial em seu trabalho no computador.

Ela sorriu. Eu continuei:

- Já fui chamado na Receita três vezes nestes últimos tempos. Uma hoje, por causa desta intimação. E outras duas há algum tempo para falar de reuniões produtivas com Notes.

Reuniões produtivas com Outlook/Lotus Notes é um assunto de um de meus seminários mais solicitados, O Outlook como ferramenta de produtividade.

Pronto, aí o sorriso foi maior ainda. Conversamos sobre estas duas palestras - ela não participou, mas ficou sabendo que os colegas gostaram muito. A conversa fluiu muito bem, e a boa vontade dela também. Meu problema estava relacionado a erros de escritórios de contabilidade. Tudo ficou resolvido!

Está vendo porque gosto deste meu trabalho? Se não fossem minhas aulas, não teria assuntos não relacionados ao motivo de minha visita, a intimação. Minha visita à Receita foi então muito agradável!

Justiça seja feita. A Receita Federal está com um nível altíssimo de atendimento ao público. Mesmo sem meus causos de aula, tenho certeza de que teria sido muito bem atendido. Mas os causos tornaram a conversa bem mais leve. Melhor ainda, o problema foi resolvido rapidamente porque a Receita conseguiu unir Pessoas e Tecnologia, uma dobradinha que incentivo muito em minhas aulas!

Finalmente as primeiras boas notícias estão chegando. A crise dá sinais de que vai terminar. E rápido! Será coincidência a primavera ter chegado justamente no país onde toda essa confusão começou? Lá as árvores estão verdes novamente, as flores mostram todas as cores do mundo, já não faz tanto frio e nem chove mais todo dia.

Será coincidência? Na verdade, tudo é fruto do trabalho intenso de muitos que lutaram contra a maré de pessimismo. E agiram! Muitas empresas mais aguerridas estão aproveitando o tempo para treinar a equipe. E como na crise a economia é obrigatória, os treinamentos são ministrados pelos próprios funcionários.

Tenho sido muito solicitado para ministrar o workshop Formação de multiplicadores para … treinar os treinadores! Sim, porque para treinar a equipe interna não basta explicar um assunto, é preciso saber seduzir o aluno para que ele deseje e, desejando, aprenda! Esta frase de Rubem Alves reflete bastante bem o que um multiplicador precisa sentir quando estiver dando aulas para os colegas.

Você vai compartilhar seus conhecimentos com os colegas? Pense em:

- Estruturar um plano de treinamento
- Criar dinâmicas envolventes, que as pessoas se lembrem por muito tempo
- Acompanhar e medir os resultados dentro e fora da sala de aula
- Estimular feedback o tempo todo

Sua aula tem que estar SEMPRE em constante evolução! Sua próxima aula tem que ser sempre MELHOR do que a anterior. Divirta-se com sua aula. Vibre com sua aula. Os resultados serão excelentes, acredite! E a crise vai lamentar, porque desse jeito ela não consegue sobreviver!

Você tem tempo sobrando? Provavelmente não! Então por que será que gastamos tanto tempo COMPLICANDO coisas simples?

Olhe o relógio, que horas são? Quanto tempo você já desperdiçou até agora?

E a tecnologia, melhora sua vida ou faz você desperdiçar ainda mais tempo? Está bem, você provavelmente já gastou um bom tempo na frente do computador. Só que falar é fácil, mas como de fato SIMPLIFICAR uma planilha Excel? Ou uma apresentação PowerPoint? E o Outlook/Lotus Notes, que são verdadeiras armas de SIMPLIFICAÇÃO, como aproveitá-los intensamente?

Para SIMPLIFICAR, vamos começar falando de slides PowerPoint, um dos maiores complicadores hoje. Está certo, de vez em quando você precisa mesmo de uma apresentação de artista – na apresentação da empresa para investidores, por exemplo – mas no dia-a-dia ninguém precisa fazer slides cinematográficos, ricos em detalhes visuais. Ninguém tem tempo para isso em uma empresa. Slides do dia-a-dia devem ser usados para transmitir uma mensagem (dados de vendas, nova política de RH, procedimentos de trabalho), para comunicar e – principalmente – vender uma idéia. E não colocados em um quadro na sala de visitas. Foque no conteúdo, conteúdo SIMPLES, e na forma de apresentá-lo!

E as planilhas? Precisam ser obrigatoriamente simples – por mais complexos que sejam os dados. Como? Usando algumas poucas funções simples do Excel – por exemplo SE, PROCV, SOMASE – você produz verdadeiros milagres de SIMPLIFICAÇÃO em suas planilhas.

- Você usa Outlook? Ou Lotus Notes? Você faz o planejamento de seu tempo com eles? Você organiza suas informações com eles? Planeje, organize, assim você SIMPLIFICA!
- E o iGoogle, uma ferramenta do Google, já está instalada em seu computador? Ela é ótima para SIMPLIFICAR o acesso a informações.
- Você usa seu celular como um computador móvel e inteligente? Não dá para falar em SIMPLIFICAÇÃO sem falar em smartphones…

Simplificar dá trabalho? Claro que dá! Mas só em um primeiro momento, depois tudo fica muito, muito mais … SIMPLES! Experimente!

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Saber não é suficiente; temos que aplicar.
Ter vontade não é suficiente: temos que implementá-la.
Goethe

Como assim? Só posso responder essa pergunta se souber quanto tempo dura a apresentação…

Ledo engano! Associar slides a tempo não faz sentido. Já vi uma apresentação de 2 horas onde o apresentador usou apenas … um único slide! E, suspiro, já vi apresentação de 30 minutos onde fui obrigado a aguentar 60 slides. Dois slides por minuto! Adivinha se consegui prestar atenção em todos? Ou em algum?

Um slide é feito para apoiar o apresentador, e não para tomar o lugar dele!!! Há pessoas que insistem em não entender isso. Algumas até deixam por conta dos slides a saudação inicial (primeiro slide: “bom dia”) e o encerramento (último slide: “fim”). Como assim, fim? Se a platéia precisar de um slide para perceber que a apresentação terminou, há alguma coisa errada, concorda?

Em muitos de meus artigos comento que um número ideal de slides fica em torno de 10, independente da duração da apresentação. Este é um bom número, ele inibe apresentações com, digamos, 79 slides (um absurdo total!). Mesmo assim, cada caso é um caso. Vi um vídeo do Seth Godin, um dos mais festejados gurus de marketing, e excelente apresentador, onde ele usa um número grande slides. Felizmente, com um truque: a maioria dos slides foi criada para ser apresentada rapidamente, em frações de segundo. Muito rápido? Responda você, há um vídeo no YouTube. Você verá que funciona! Comentário: não gostei de vários slides apresentados, mas GOSTEI MUITO da forma de apresentá-los.

Mas afinal, por que as pessoas gostam tanto assim de usar muitos slides em suas apresentações?

• Para mostrar que conhecem o assunto
• Para mostrar que se preparam para a reunião
• Para que a apresentação não fique muito pobre
• Porque não conseguem escolher os tópicos principais e aí colocam tudo!
• (o pior motivo de todos os motivos, e – infelizmente – o mais comum) Para não esquecer o que falar!

E neste último caso, como há muitos slides, ou o apresentador se obriga a apresentador tudo, mesmo que o tempo tenha acabado, ou pula vários slides, apertando seguidamente PgDn e dizendo coisas do tipo isso não é importante. A platéia fica com a sensação de enrolação.

Vamos radicalizar: quanto menos slides, melhor! Vamos radicalizar mais: se possível, NÃO USE SLIDES! Conheço excelentes apresentadores que nunca precisam dos tais slides.

Neste ponto do texto você já deve estar pensando que sou contra PowerPoint. Muito pelo contrário!!! Meu trabalho é mostrar às pessoas como criar slides que realmente funcionam, que de fato respeitam o tempo das pessoas – e as próprias pessoas. Umas das regras (!) que mais defendo em minhas aulas é:

Use slides APENAS quando NÃO CONSEGUIR PASSAR SEU RECADO sem mostrar alguma coisa!

• Sua área criou uma nova embalagem para um produto? Não adianta ficar falando, é melhor mostrar. Em um slide!
• Você está propondo um novo layout para o departamento? De novo, não fale, MOSTRE!
• Sua equipe quer mostrar um novo fluxo para a movimentação de materiais dentro da fábrica? Um slide é excelente para isso.

Pensando assim, você conseguirá criar apresentações bastante enxutas. E EFICAZES! Seu público agradece!

Compartilho com vocês entrevista que fiz com Mara Rose Ruela Vizaco, secretária executiva no Banco Itaú, para seu Trabalho de Conclusão de Curso de Secretariado Excecutivo Bilíngüe na Universidade Paulista.

Como você define um Profissional de Secretariado de Alta Performance?
Acima de tudo, Alta Performance tem a ver com motivação. É trabalhar com gosto, com vontade, com garra. Um profissional de Alta Performance precisa se conhecer, saber se motivar. Daí o resto vem automaticamente: pro atividade, comprometimento, resultados. Mas estas são características esperadas em qualquer atividade profissional, o Profissional de Secretariado tem que ir além, ser realmente executivo: liderar, ter empatia, saber negociar, administrar conflitos e muito mais. Muitas responsabilidades, não é? Mas muito motivador!

Você concorda que a Era da Informação foi um dos fatores determinantes para a mudança na forma de atuação do Profissional de Secretariado? Por quê?
A era da informação trouxe muito mais responsabilidades para o Profissional de Secretariado. E também muito mais desafios. Hoje a atuação na área de Secretariado é muito mais abrangente, e eficaz, graças à Internet, à informática e à interação entre pessoas e empresas facilitada pelo computador.

Para o profissional empenhado em aprender cada vez mais e sabendo que essa é sua responsabilidade e não da empresa, você acredita que o método e-learning pode ser produtivo? Qual a característica fundamental para um aluno ter êxito em um curso online?
Um e-learning funciona muito bem para quem já tem o hábito de estudar por conta própria em livros e apostilas. O e-learning é apenas uma nova ferramenta, que continua requerendo do estudante distante muita organização, persistência, força de vontade e metodologia.

Qual o perfil dos Secretários que procuram pelos seus cursos?
Geralmente são profissionais atuantes, que percebem a importância de alinhar seus conhecimentos às novas ferramentas de tecnologia disponíveis. Mais do que conhecer a tecnologia, a maioria procura por informações sobre como APLICAR esta tecnologia e produzir resultados EFICAZES. Um exemplo: não querem apenas saber como criar slides, mas sim slides que comunicam, explicam, convencem e conquistam!

O que o Profissional deve esperar das exigências tecnológicas nos próximos 10 anos?
Interação, cooperação e mobilidade. Os melhores sites hoje são interativos, somos nós que os alimentamos. Um bom exemplo está nos blogs. Parte das comunicações não será mais feita com emails, mas sim com blogs e redes sociais. Isso é interação. Já a mobilidade é proporcionada por smartphones e programas de escritório (processadores de texto, planilhas, slides) feitos a partir de programas na própria internet. Uma planilha não ficará mais em um servidor da empresa, mas disponível para qualquer funcionário em qualquer lugar. Basta ter uma senha de acesso. O Profissional Secretário poderá iniciar um trabalho no escritório e poderá terminá-lo em casa. E isso sem sacrificar seu horário de descanso, já que a presença física será cada vez menos necessária. Alguns trabalhos de secretariado já são feitos assim hoje. Você já tem seu blog?

Como você vê a relação Profissional de Secretariado e a Informática?
A Informática inda intimida muitos profissionais. Além disso, os trabalhos feitos (planilhas, slides, textos) ainda não aproveitam os melhores recursos do computador. Os avanços são sensíveis, mas ainda temos muito a aperfeiçoar. O que é muito bom, afinal estamos todos querendo aprender coisas novas todos os dias.

Estamos vivenciando a Era do Fim do Emprego, porém não do Trabalho. Em sua opinião, qual a atitude para se manter a empregabilidade?
Relevância. Esta é uma palavra muito usada hoje. Por que um site aparece primeiro que outro em uma pesquisa no Google? Por sua relevância, por conter informações que interessam! Para manter sua empregabilidade, você precisa ser relevante, desenvolver conhecimentos que as empresas precisam. Melhor ainda se estes conhecimentos forem únicos. Em tempos de tecnologia, você também consegue ser relevante ao liderar comunidades na internet. De quantas comunidades você participa? Qual seu papel nelas? Em plena era da informação, é preciso também compartilhar seus conhecimentos. Você participa de cursos e seminários? De palestras? Você já ministrou alguma palestra? Pense nisso, são todas formas de você ser relevante e principalmente MOSTRAR sua relevância!

Comente sobre seu site secretarias.inf.br.
Desde o início de minha carreira como professor, sempre tive o privilégio de contar com Profissionais de Secretariado em meus cursos. E sempre foi muito estimulante ter pessoas assim em minhas aulas, pessoas que perguntam muito, participam, questionam, brigam (rs). Aliás, o Profissional de Secretariado é uma das pessoas que mais usa informática nas empresas. Nada mais justo então do que criar um site só para esta categoria. Procuramos criar um site bastante útil, temos colunistas muito prestigiados na área de secretariado, notícias mais recentes, dicas de informática e dicas de trabalho, cursos, palestras e seminários, além de serviços e artigos sobre cuidados pessoais, afinal não vivemos só de trabalho, não é mesmo?

Qual seria sua mensagem para o Profissional de Secretariado atingir a Alta Performance?
Curiosidade. Motivação. Alegria. Se você acordar com vontade de viver, de trabalhar, de realizar algo diferente, você já é um profissional de Alta Performance. Concorda? Se ainda não estiver neste ponto, aproveite que o ano está chegando ao fim (já?) e faça uma análise. Responda para você mesmo o que quer de sua vida. Trabalhe para isso. Desenvolva-se. Equilibre sua vida profissional, pessoal, emocional, física e espiritual. A Alta Performance será conseqüência!

Como assim, pessoas e tecnologia?

Ao longo de minha vida profissional, ministrei muitos cursos de informática. Mas a tecnologia evoluiu, eu evoluí, meus alunos evoluíram - senti então que faltava algo. Só um curso de informática era muito pouco.

Um dia, tomando banho (é tomando banho que tenho minhas melhores idéias…), achei a solução. Não bastava apenas ensinar a usar o computador, era preciso discutir como usá-lo com criatividade, eficiência, inovação e produtividade - muita produtividade. Em outras palavras, era preciso aliar a parte objetiva da informática à parte subjetiva das pessoas. Assim, surgiram temas como