As pessoas gostaram muito das novas facilidades, e gostaram MAIS AINDA das facilidades antigas. Na verdade, as antigas eram mais novidades do que as novas, e provocavam frases como Não acredito que isso existia antes ou Não me conforme que nunca soube disso. O mais engraçado foi quando uma pessoa levantou e disse:

– Professor Fernando, eu preciso fazer uma confissão!
– Claro – disse eu – fique à vontade!
– Chefe – disse ela olhando duas fileiras atrás – menti no currículo! Disse que conhecia bem Excel e Word, mas vejo agora que conhecia bem pouco! Ou quase nada!
– Não se preocupe – disse a chefe – eu também menti!

Um recurso “velho” que chamou muito a atenção foi a sempre tão eficiente TABULAÇÃO no Word. O exemplo foi este mostrado acima: frutas e seus preços, mas com o detalhe de pontinhos ligando o nome da fruta a seu preço. Sabe como a maioria das pessoas - senão todas - fazia estes pontinhos? DIGITANDO um a um! Todos eles! Um desperdício enorme de tempo!

1. Clique algumas vezes no ícone de tabulação que aparece no canto esquerdo da régua (eu nem sabia que isso existiam, falavam algumas pessoas) até aparecer a tabulação Ponto Decimal. Veja o item 1 na figura acima.
2. Clique na régua exatamente no ponto onde você quer alinhar as casas decimais dos preços das frutas.
3. Digite a primeira fruta.
4. Pressione a tecla Tab.
5. Digite o preço da fruta.

Observe que a vírgula fica exatamente onde você definiu a tabulação. Mas ainda faltam os tão desejados pontinhos.

A tabulação é um recurso fantástico do Word. Costumo sempre dizer em minhas aulas que quem ainda não usa tabulação no Word nem pode dizer que conhece de fato o Word. Radical de minha parte? Talvez, mas mesmo assim uma grande verdade!

Ah, importante falar, animadas pelos recursos velhos que pareciam novos, as pessoas gostaram muito dos recursos verdadeiramente novos. O curso foi um sucesso. Missão cumprida! E currículos verdadeiros (rs)!

Trabalhar no Carnaval é ruim? De forma alguma, quero mais é VIVER INTENSAMENTE o momento presente. Se a economia está em excelente fase, se as empresas estão solicitando treinamentos, tenho mais é que prepará-los. Este é o meu trabalho! É assim que alcanço minha realização profissional.

E tudo é uma questão de bem administrar o tempo. Intensamente trabalhei e intensamente aproveitei o Carnaval. Com a ajuda de meu iPhone (rs…estou estruturando um novo treinamento, “O iPhone como ferramenta de produtividade”), fui com minha mulher e um casal de excelentes amigos a uma churrascaria que sempre tivemos vontade de conhecer. De novo com estes amigos e minha mulher, visitamos pela primeira vez o Mosteiro São Bento – e sua missa solene com cantos gregorianos. No dia seguinte, foi a vez de ver “Amor sem Escalas” – com George Clooney e Anna Kendrick. Aproveitei intensamente o sol todos os dias, andei muito de bicicleta e ainda levei minha cachorrinha para passear várias vezes – com toda a calma que ela merece. E eu também!

- SENSACIONAL!

Esta era uma expressão que não saía de minha cabeça nestes dias de samba e trabalho. Aliás, expressões como estas é que me dão energia e motivam meu trabalho. Foi dita por uma aluna durante uma aula antes do Carnaval. Ela estava gostando MUITO dos assuntos apresentados. Com estas lembranças dos grandes momentos, meu trabalho no Carnaval nem pareceu trabalho.

Um grande momento sempre acontece quando mostro uma animação do Office 2007, que ajuda o novo usuário a encontrar recursos que ANTES ele sabia encontrar muito bem. Todo mundo que abre o Office 2007 pela primeira vez tem uma sensação de “cadê tudo”, não é verdade? Pois bem, o próprio programa apresenta uma solução muito simples e EFICAZ para este problema:

1. Abra um programa qualquer do Office 2007 (Word, Excel ou PowerPoint)
2. Clique no botão Ajuda (é o ? que aparece acima e à direita da tela)
3. No Ajuda que aparece, digite “Guia Interativo” e pressione Enter
4. Clique na primeira resposta, “Interativo: guia de referência de …”
5. Na próxima tela, clique no link Inicar o guia.

Pronto, uma animação é carregada em sua tela (seu computador precisa estar conectado à Internet). E é uma animação muito, muito útil. Por exemplo, você sabia como imprimir arquivos na versão anterior, mas não tem a mínima idéia de onde está este comando na versão 2007? Simples! E até divertido. Você vê em sua tela agora o programa com os comandos “antigos”, certo? Então:

- Escolha os comandos Arquivo, Imprimir

A animação mostrará onde está este recurso na versão 2007. Sensacional, não é? A reação dos alunos foi excelente. Aliás, foi uma das alunas que falou “Sensacional”… Quer continuar? É só clicar na animação, os comandos “antigos” voltam e você clica em outro qualquer.

Seu Carnaval acabou? Foi intenso? Não fique com saudades, aproveite TAMBÉM INTENSAMENTE todos os novos dias e OPORTUNIDADES que você têm pela frente!

- Fernando, meu nome é Patrícia, estou mudando de emprego, PRECISO DE SUA AJUDA!!!
- Nossa, Patrícia, você parece meio aflita. Como posso ajudá-la?
- Neste atual emprego, quase não uso PowerPoint ou Excel. Não quero assumir um novo trabalho “enferrujada” nestes assuntos. Podemos fazer uma reciclagem rápida?

Marcamos. Foi uma aula muito mais rápida do que esperávamos, durou apenas 1h30min. Também, pudera, a Patrícia estava PRONTA para reciclar conhecimentos antigos e aprender outros novos.

Interessante é que ela me conheceu em uma palestra há distantes 2 anos, anotou várias dicas, trouxe as anotações para eu ver. A primeira era sobre objetos em slides PowerPoint: para duplicar RAPIDAMENTE uma figura, você não precisa usar o velho - e demorado - método de copiar e colar. Em vez disso:

- Pressione a tecla Ctrl e não solte mais
- Arraste a figura até a posição onde você quer a duplicata
- Só agora solte o Ctrl

Duplicamos neste exemplo uma figura, mas você pode duplicar praticamente qualquer objeto em um slide: gráficos, tabelas, caixas de textos, setas. Mais, este método aplica-se também a Word, Excel e a quase todos os programas do Windows. Experimente, por exemplo, duplicar uma planilha no Excel. O procedimento é EXATAMENTE o mesmo!

Se a aula com a Patrícia foi excelente - para mim e para ela, é porque ela vive em estado de prontidão: está sempre pronta para o que acontecer. Deu certo porque eu também vivo neste estado de prontidão. Curioso é que li no final de dezembro “A Cabana”, onde o personagem central escuta Deus dizendo que precisamos sempre viver em estado de prontidão, sempre prontos para fazer o que precisa ser feito - sem qualquer tipo de pré-ocupação! A este estado de prontidão acrescento a expressão Carpe diem. Nas palavras do escritor Rubem Alves em seu site:

- ’Carpe Diem’ quer dizer ‘colha o dia’. Colha o dia como se fosse um fruto maduro que amanhã estará podre. A vida não pode ser economizada para amanhã. Acontece sempre no presente.

A Patrícia agiu no momento em que precisava agir. Estar sempre pronto para o que acontece é saber viver a vida. Atento às necessidades dos clientes, estou vivendo agora o melhor início do ano de minha vida profissional. O Outlook como ferramenta de produtividade, Excel, PowerPoint e Word como você NUNCA viu! e Office 2007 para quem conhece Office estão entre meus treinamentos já marcados para agora. Nunca tive tanto trabalho como agora. E olha que janeiro e fevereiro sempre foram meses de férias e poucas atividades.

Este ano está sendo 10! FELIZ 2010 PARA TODOS NÓS!

Quando uma aula é boa, sempre ouço frases assim. E quando ouço TODAS estas frases em uma única aula, o evento é extraordinário – e MUITO PRODUTIVO! Tive uma experiência assim há poucos dias. Não por acaso, o evento chamava-se “O Outlook como ferramenta de PRODUTIVIDADE”. E, acredite, toda esta vibração das alunas – eram apenas duas – aconteceu em uma aula rápida, porém intensa, de apenas três horas. Um show de aula! Um show de alunas!!!

Todo treinamento deveria ter um envolvimento assim dos participantes. Todo treinamento deveria ter esta sinergia entre professor e alunos. E esta é uma meta relativamente simples de alcançar, basta todo profissional envolvido fazer a lição de casa: a pessoa que contrata o curso, o professor e os alunos - todos com o objetivo de aproveitar ao máximo os momentos em sala de aula. Assim:

1. Primeiro contato, por e-mail e/ou telefone, com as linhas gerais do treinamento;
2. Primeiro esboço do treinamento;
3. Reunião para aperfeiçoamento deste esboço, de preferência com a área solicitante do treinamento, o responsável pela operacionalização do treinamento - geralmente o RH - e o professor;

Estes três primeiros passos são senso comum, praticamente acontece sempre. Os passos seguintes - mais importantes - é que muitas vezes são negligenciados:

4. Análise de conhecimento prévio dos alunos;
5. Estudo do trabalho diário dos alunos;
6. Definição de pontos a aperfeiçoar - que serão trabalhados no treinamento;

Por último, talvez ainda mais importantes - e infelizmente mais raros ainda:

7. O desenvolvimento do curso conforme as análises e estudos feitos - nenhum curso é igual a outro!
8. O curso antes do curso, uma simples troca de e-mails entre alunos e professor alguns dias antes do início, que provoque a reflexão - e a motivação - sobre os assuntos que serão tratados;
9. O curso propriamente dito, dinâmico, criativo, estimulante, participativo!
10. O curso depois do curso, de novo uma simples troca de e-mails reforçando e recordando os pontos principais.

Os passos 8 e 10 funcionam quase como um E-LEARNING, já que a aula acontece à distância - antes e depois! Em meus eventos, esta troca de e-mails tem até títulos já bastante conhecidos. Se o evento chama-se, por exemplo, Criando slides EFICAZES com PowerPoint, o e-mail antes traz o assunto O seminário Criando slides EFICAZES com PowerPoint começa agora!. O depois, O seminário Criando slides EFICAZES com PowerPoint não terminou!

Medidas simples, porém MUITO EFICAZES! Experimente! O ano de 2010 será MUITO MAIS PRODUTIVO! Feliz 2010!

- Fernando, você é DEPENDENTE DA TECNOLOGIA!

A frase me pegou de surpresa, mas talvez ele tivesse lá seus motivos para pensar assim - eu acabava de mostrar minha organização de tempo e de informações:
- Livros recomendados? Estão no computador!
- Planejamento do dia? Tudo definido no computador!
- Conversas com clientes? Registradas no computador!

Quando eu mostrei – digitados – até presentes que gostaria de comprar um dia para minha mulher, o aluno surtou: “haja dependência!”.

Ledo engano! O segredo é registrar tudo, mas NÃO CONSULTAR! Ou consultar SÓ DE VEZ EM QUANDO! Desta forma você exercita sua memória e ainda garante sua tranqüilidade: se esquecer alguma coisa, está tudo digitado. Esta combinação de tecnologia e pessoas tem proporcionado EXCELENTES resultados para empresas clientes.

A ironia é que minha INDEPENDÊNCIA da tecnologia foi testada justamente nestas últimas semanas. Fui chamado para ministrar um curso sobre planilhas inteligentes, a aula seria no próprio ambiente de trabalho, mas a sala não permitia um projetor multimídia e muito menos um telão. Fazia muitos anos que não dava aulas assim, sem o apoio de um projetor, talvez mais de 10 anos. Um desafio e tanto! Felizmente tudo deu certo, já tivemos a primeira turma e estamos agora na segunda. Para mim foi uma satisfação enorme, redescobrir a habilidade de explicar alguma coisa sem a necessidade de uma imagem no telão - tal como no início de minha carreira!

Exercite sua independência da tecnologia:
- De vez em quando, faça apresentações sem usar slides
- Crie fórmulas em planilhas e analise a coerência dos resultados - é um ótimo jeito de descobrir erros em seus cálculos
- Evite ler e-mails a todo instante, crie momentos específicos de leitura - a vida continua andando sem que você os leia o tempo todo
- Desligue seu celular na hora do almoço - aprecie a comida sem interrupções, o mundo pode esperar um pouco!

Experimente, você merece! Depois volte aqui ao blog e compartilhe os resultados. Tenho certeza de que serão MUITO BONS!

A empresa dele atua no mercado financeiro, minha futura aluna era advogada, achava(!) que não entendia planilhas. Marcamos uma reunião para alinhar assuntos. Ela foi logo falando:
- Eu não tenho lógica, mas preciso fazer cálculos no Excel!

Propus alguns assuntos para o curso, definimos uma duração, marcamos a primeira aula. Ao longo dos dias seguintes, outras pessoas da mesma empresa enviaram e-mails pedindo também aulas particulares. Sugeri uma turma única com todos, já que trabalhavam juntos e tinham necessidades semelhantes. A turma foi formada, lá fui eu para a primeira aula!

Que desafio! Bastaram 30 minutos para eu perceber que havia sido “enganado” (risos). A aluna que afirmava não ter lógica … entendia tudo muito rapidamente! Na verdade, todos que TAMBÉM DIZIAM NÃO TER LÓGICA faziam os exercícios de imediato. Usei na primeira aula praticamente TODOS OS EXERCÍCIOS que preparei para o CURSO INTEIRO!!! Tive que criar novos exercícios - mais complexos - para as aulas seguintes. Ninguém mandou eu ser ingênuo e acreditar não tão falada falta de lógica deles (risos).

Não pense que este foi um caso único. Na verdade, situações como estas acontecem sempre! Muitos quando estão na frente de um computador travam sua lógica natural. É como se falassem eu nunca vou conseguir entender este negócio direito!. E não é bem assim, a lógica está lá, as pessoas é que resistem a usá-la.

A solução é simples:

E por aí vai. É por isso que crianças são melhores que seus pais na frente de um computador. Elas nem pensam se tem ou não tem lógica, elas USAM a lógica - que NASCEU com elas! A mesma lógica que NASCEU COM TODOS NÓS!!!

Perto do final do curso, não aguentei e perguntei:
- Como é que vocês dizem não ter lógica, mas resolvem os exercícios com tanta facilidade?

A aluna que solicitou o curso inicialmente logo dispartou - com toda sua simpatia:
- É que o senhor (!) é muito didático, professor!

Queria eu ser o culpado por todo o sucesso do curso, mas os responsáveis maiores foram os próprios alunos. Talvez eu tenha apenas resgatado a lógica que eles achavam não ter!

- tira a liberdade
- engessa a criatividade
- raramente funciona
- e é um grande DESPERDÍCIO do tempo!!!

Ufa! Se ela soubesse que ligo meu smartphone em pleno domingo no cinema para anotar uma tarefa para a 2ª. feira, certamente ficaria furiosa (risos).

Resistências e protestos como estes são bastante comuns em meus treinamentos sobre tempo, organização e produtividade. Ora, me permito pensar em trabalho no domingo…justamente para NÃO PENSAR em trabalho no domingo! A partir do momento em que anoto a tarefa no smartphone, relaxo e volto a ver o filme TRANQUILAMENTE. Aliás, administrar o tempo é justamente o contrário do que pensa minha “briguenta” cliente. Uma boa e eficaz administração tempo:

- dá muito mais liberdade
- exige muita criatividade
- sempre funciona
- e faz seu dia parecer ter muito mais do que 24 horas!!!

Administrar o tempo é, acima de tudo, orientação. Você pode fugir de seu planejamento quantas vezes precisar, afinal temos que ser todos flexíveis. Às vezes, MUITO FLEXÍVEIS. Mas, você pode perguntar, de que adianta fazer um planejamento e não cumpri-lo? Pois é, aí é que está o segredo. Quando faz planejamentos, você aprende a se conhecer. Você se permite refletir sobre o assunto - e não simplesmente ficar trabalhando sem rumo. Quem planeja seu tempo sente cada vez MENOS necessidade de fugir do planejamento. Porque você começa a entender como funciona o SEU TEMPO! E o de sua equipe, o de seu chefe, o de sua empresa, o de seus amigos e o de sua família! Enfim, do mundo a seu redor!

E, para facilitar, temos a tecnologia para ajudar. Afinal, quer ferramenta melhor do que um smartphone sempre disponível para planejarmos nosso tempo e CALIBRARMOS NOSSO PLANEJAMENTO? Quer ferramenta melhor do que o Outlook ou Lotus Notes em nossa empresa para aumentar nossa produtividade?

Experimente! Em pouco tempo (!) você acabará com aquela sensação de não ter aproveitado bem o dia. Você aprenderá a organizar sua vida e - como brinde - aprenderá a organizar seus arquivos e e-mails. Acredite, em pouco tempo, você chegará até a ter sua caixa de entrada VAZIA!

Eu estava bastante entusiasmado com a oportunidade da reunião. Meu entusiasmo foi justificado logo na chegada: para minha surpresa, havia na recepção um cartaz muito bem posicionado COM MEU NOME e horário da reunião. Fiquei muito feliz, me sentindo bastante…ilustre! E SURPRESO, já que atitudes como estas não são muito comuns. E, cá entre nós, uma atitude simples, fácil de executar e de grande resultado!!!

Surpreender é essencial! Surpreender motiva! Encanta! CONQUISTA! Aliás, é essa filosofia que prego no seminário Criando slides EFICAZES com PowerPoint. Uma boa apresentação PRECISA surpreender! Não há mais espaço para slides do tipo Agenda ou Cronograma. Para que gastar o tempo dos participantes ANTECIPANDO os assuntos que serão abordados se tais assuntos…serão abordados? Pior, a antecipação quebra toda a surpresa da apresentação!

Este é um assunto polêmico, nas aulas muita gente protesta dizendo que um slide inicial com cronograma ajuda um participante a decidir se fica ou não na apresentação. Ou se sai e volta mais tarde. Nestes casos, os participantes - insisto sempre - deveriam conhecer os assuntos ANTES. É para isso que Outlook e Lotus permitem Agendar reuniões , com convites que podem muito bem mostrar a PAUTA! Usar um slide inteiro só para falar da agenda da apresentação é um dos maiores DESPERDÍCIOS DE TEMPO que conheço. E também um dos grandes momentos de sono nas reuniões e apresentações. Preste atenção, é durante estes slides que muitos consultam seus relógios - ou celulares!

Surpreenda sempre, não faça apresentações BUROCRÁTICAS!

Ou, para que este texto não passe a falsa impressão de que surpresas só acontecem com animações, SURPREENDA com o texto - ou a FALTA dele! Em vez de um slide com muitas palavras, substitua tudo por figuras representativas e legendas simples. A platéia se surpreenderá! Agradecerá! E COMPRARÁ SUA IDÉIA!!!

Afinal, não é esse o objetivo de sua apresentação?

]]> http://blog.pessoasetecnologia.com.br/2009/08/08/surpreenda/feed/ http://blog.pessoasetecnologia.com.br/2009/07/24/palestra-um-show-de-slides-com-powerpoint/ http://blog.pessoasetecnologia.com.br/2009/07/24/palestra-um-show-de-slides-com-powerpoint/#comments Fri, 24 Jul 2009 23:09:46 +0000 admin Eventos realizados http://blog.pessoasetecnologia.com.br/2009/07/24/palestra-um-show-de-slides-com-powerpoint/

Gostaria de agradecer as grandes dicas que nos foram dadas na sua palestra da AAPSA/GSec.
Sonia Ferraz
Presidência | Assistant to the CEO
TAM Aviação Executiva

Participei de um workshop promovido pelo GSEC (AAPSA) e ministrado pelo excelente professor e consultor Fernando Andrade.
O tema era “Criando slides eficazes com PowerPoint”. Além de sua inegável simpatia, generosidade e expertise no segmento de tecnologia, Fernando propiciou às participantes informações valiosas sobre o uso eficaz do software para a produção de slides inteligentes, dinâmicos e objetivos, bem como algumas dicas importantes para uma apresentação interativa com o público alvo.
Por isso, por meio da experiência que tive, indico o trabalho do Fernando a quem necessitar de coaching ou assessoria tecnológica na organização onde atua.
É importante que tenhamos contato com profissionais que nos agregam valores e conhecimentos a nossa profissão.
Ligia Ribeiro

]]> http://blog.pessoasetecnologia.com.br/2009/07/24/palestra-um-show-de-slides-com-powerpoint/feed/ http://blog.pessoasetecnologia.com.br/2009/07/13/perspectiva/ http://blog.pessoasetecnologia.com.br/2009/07/13/perspectiva/#comments Mon, 13 Jul 2009 13:23:23 +0000 admin Conversando http://blog.pessoasetecnologia.com.br/2009/07/13/perspectiva/ Fui ao Rio para uma palestra, O e-mail que funciona. Tive a felicidade de ser levado ao hotel por um excelente profissional, o Jorge. Que ótima PERSPECTIVA da vida ele tem. Falou sobre as melhorias da Linha Vermelha (há um novo posto da Polícia agora…), sobre o trânsito (é só um pequeno trecho, daqui um pouco flui…) e de quebra descreveu cada local que atravessamos (é ali onde as escolas de samba se preparam…).

Resultado? Cheguei à palestra ainda mais inspirado do que meu normal. Talvez seja por isso – também – que a Márcia Ribeiro, da CBS Previdência, Companhia Siderúrgica Nacional, presente na palestra, tenha me enviado um e-mail na semana seguinte: “…chegando na empresa tratei de colocar em prática o que você orientou…pode parecer incrível, mas estou conseguindo deixar minha caixa de entrada vazia, ou pelo menos quase…defini um horário para ler e-mails…tudo isso está me tornando mais organizada e consequentemente mais focada no que realmente preciso fazer. Obrigada pelas dicas!”

O irônico é que no caminho de volta para o aeroporto, conheci outro motorista que criticou tudo: o trânsito, a vida, o horário… Que PERSPECTIVA diferente! Que PERSPECTIVA ruim! Ainda bem que o conheci DEPOIS da palestra (rs). Sorte minha! Sorte da Márcia! Sorte de quem estava na palestra, os assuntos foram muito inspiradores, foram muito além da caixa de entrada vazia. Falamos sobre:

Momento leitura
NUNCA abra um e-mail sem ter o tempo necessário para RESOLVÊ-LO.

Caixa de entrada ZERO
Abriu o e-mail? RESOLVA! Use o método DADA:
- Deletar
- Agir
- Delegar
- Armazenar

Sistema de referência

Idéias simples como estas vão FACILITAR MUITO a organização de suas informações eletrônicas. Seu dia-a-dia será MUITO MAIS PRODUTIVO! EXPERIMENTE!!! E encare a vida com a mesma PERSPECTIVA do Jorge!